Projektowanie kanałów zgłaszania nieprawidłowości: Praktyczne wskazówki dla pracodawców – klucz do skutecznej ochrony sygnalistów

Wdrożenie skutecznych kanałów zgłoszeń wewnętrznych to nie tylko obowiązek prawny wynikający z ustawy o ochronie sygnalistów, ale przede wszystkim inwestycja w transparentność, etykę i kulturę organizacji. Dobrze zaprojektowane kanały zachęcają pracowników do zgłaszania nieprawidłowości, zapewniają poufność i ułatwiają proces weryfikacji zgłoszeń. Oto kluczowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę:

1. Dostępność i różnorodność kanałów zgłoszeń

• Wielokanałowość: Zapewnij pracownikom możliwość wyboru najwygodniejszej dla nich formy zgłoszenia.Mogą to być:
  • Formularz zgłoszeń online: Intuicyjny i łatwy w obsłudze formularz na stronie internetowej lub intranecie firmy.
  • Infolinia dla sygnalistów: Dedykowana linia telefoniczna, dostępna w określonych godzinach lub całodobowo, z możliwością pozostawienia wiadomości głosowej.
  • Adres e-mail do zgłoszeń: Wyznaczony adres e-mail, który będzie monitorowany przez osobę lub zespół odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń.
  • Skrzynka zgłoszeń: Fizyczna skrzynka, umożliwiająca anonimowe zgłoszenia w formie papierowej.
  • Spotkanie osobiste: Możliwość zgłoszenia naruszenia podczas bezpośredniego spotkania z wyznaczoną osobą.
• Dostępność dla wszystkich: Upewnij się, że kanały zgłoszeń są dostępne dla wszystkich pracowników,niezależnie od ich stanowiska, miejsca pracy czy formy zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenie, B2B).
• Wielojęzyczność: Jeśli zatrudniasz pracowników obcojęzycznych, rozważ udostępnienie kanałów zgłoszeń w różnych językach, aby zapewnić równy dostęp do procedury zgłaszania nieprawidłowości.

2. Poufność i bezpieczeństwo zgłoszeń

• Anonimowość: Zapewnij pracownikom możliwość anonimowego zgłoszenia naruszenia. To kluczowe dla budowania zaufania i zachęcenia do korzystania z procedury.
• Ochrona danych osobowych: Stosuj odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe sygnalistów przed nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem.
• Szyfrowanie danych: Zadbaj o bezpieczeństwo kanałów zgłoszeń, np. poprzez szyfrowanie danych przesyłanych drogą elektroniczną, aby uniemożliwić ich przechwycenie.
• Bezpieczne przechowywanie: Przechowuj dane związane ze zgłoszeniami w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami RODO, ograniczając dostęp do nich tylko do upoważnionych osób.

3. Jasność i przejrzystość procedury zgłaszania

• Jasne instrukcje: Udostępnij pracownikom jasne i zrozumiałe instrukcje dotyczące korzystania z kanałów zgłoszeń, krok po kroku wyjaśniając, jak złożyć zgłoszenie i czego mogą się spodziewać po jego złożeniu.
• Informacje o procesie: Poinformuj pracowników o tym, jak będzie wyglądał proces weryfikacji zgłoszenia,jakie działania następcze zostaną podjęte oraz w jakim terminie mogą spodziewać się informacji zwrotnej.
• Dane kontaktowe: Podaj dane kontaktowe do osoby lub jednostki odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń, aby pracownicy wiedzieli, do kogo mogą się zwrócić w razie pytań lub wątpliwości.

4. Niezależność i bezstronność osób odpowiedzialnych za zgłoszenia

• Wyznaczenie osoby lub zespołu: Wyznacz osobę lub zespół odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń, który będzie niezależny od osób potencjalnie zaangażowanych w naruszenie, aby zapewnić obiektywizm i bezstronność w procesie weryfikacji.
• Szkolenia z zakresu obsługi zgłoszeń: Zapewnij odpowiednie szkolenia osobom odpowiedzialnym za obsługę zgłoszeń, aby mogły one rzetelnie i obiektywnie ocenić każde zgłoszenie oraz udzielić sygnaliście odpowiedniego wsparcia.

5. Promocja kanałów zgłoszeń i budowanie świadomości

• Komunikacja wewnętrzna: Regularnie informuj pracowników o dostępnych kanałach zgłoszeń, podkreślając ich anonimowość, poufność i bezpieczeństwo.
• Szkolenia z etyki i compliance: Włącz informacje o kanałach zgłoszeń i ochronie sygnalistów do szkoleń z zakresu etyki i compliance, aby zwiększyć świadomość pracowników na temat ich praw i obowiązków.
• Materiały informacyjne: Udostępniaj pracownikom materiały informacyjne (np. broszury, plakaty, newslettery) na temat kanałów zgłoszeń, procedury zgłaszania i korzyści wynikających z ujawniania nieprawidłowości.

Pamiętaj, że skuteczne kanały zgłoszeń to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim narzędzie do budowania kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu, transparentności i odpowiedzialności.