Dyrektywa UE o ochronie praw sygnalistów wymaga, aby:

• organizacje umożliwiły sygnalistom dokonywanie zgłoszeń poprzez kanały zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu.
• projektowane kanały zgłaszania nieprawidłowości umożliwiały sygnalistom dokonywanie zgłoszeń na piśmie, przekazywanie zgłoszeń drogą pocztową, za pośrednictwem fizycznych skrzynek na skargi lub na platform internetowych lub intranetowych, bądź dokonywanie zgłoszeń ustnie, za pośrednictwem gorącej linii lub innego systemu komunikacji głosowej.

W tworzeniu systemu zgłaszanie nieprawidłowości istnieje możliwość wyboru kilku kanałów zgłaszania nieprawidłowości np.;

• Osobiste powiadomienia:
  • Osoby wewnątrz organizacji (np. przełożonego, członka zarządu, specjalnie wyznaczonego pracownika)
  • Upoważnionego podmiotu trzeciego (np. kancelarii prawnej, firmy audytorskiej)
• Platformy internetowe i aplikacje:
  • Dedykowane platformy do zgłaszania naruszeń, często z funkcją anonimowości
  • Aplikacje mobilne umożliwiające zgłoszenia z dowolnego miejsca
• Wiadomości e-mail:
  • Wyznaczony adres e-mail do zgłoszeń, monitorowany przez osobę odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń
• Telefon:
  • Zgłoszenia ustne do osoby fizycznej po drugiej stronie słuchawki
  • Zgłoszenia ustne z wykorzystaniem nagrywania
  • Zgłoszenia za pośrednictwem wiadomości SMS
• Fizyczna skrzynka na skargi:
  • Umożliwiająca anonimowe zgłoszenia w formie papierowej
• Czat:
  • Możliwość zgłoszenia naruszenia w czasie rzeczywistym poprzez czat online

Wybór kanałów zgłoszeń:

Decyzja o tym, jakie kanały zgłoszeń zostaną uruchomione, należy do organizacji. Ważne jest, aby uwzględnić specyfikę działalności, kulturę organizacyjną oraz preferencje pracowników. W niektórych przypadkach konieczne może być uruchomienie zarówno kanałów pisemnych, ustnych, jak i osobistych.

Poufność i bezpieczeństwo:

Niezależnie od wybranego kanału, kluczowe jest zapewnienie poufności danych sygnalisty oraz osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu. Oznacza to, że dostęp do informacji o zgłoszeniu powinni mieć tylko upoważnieni pracownicy, a dane osobowe powinny być odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem.

Skuteczność systemu zgłaszania:

Skuteczny system zgłaszania naruszeń to taki, który zachęca pracowników do zgłaszania nieprawidłowości, zapewnia im ochronę i umożliwia szybkie oraz skuteczne reagowanie na zgłoszenia. Aby osiągnąć ten cel, należy zadbać o:

• Jasną komunikację: Informowanie pracowników o dostępnych kanałach zgłoszeń, procedurach i gwarancjach ochrony.
• Szkolenia: Edukacja pracowników na temat ich praw i obowiązków związanych ze zgłaszaniem naruszeń.
• Niezależność i bezstronność: Zapewnienie, że osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń są niezależne i bezstronne.
• Monitorowanie i doskonalenie: Regularne monitorowanie funkcjonowania systemu zgłaszania naruszeń i wprowadzanie niezbędnych usprawnień.

Podsumowanie:

Projektowanie skutecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości to złożony proces, który wymaga uwzględnienia wielu czynników. Jednakże, dzięki odpowiedniemu podejściu, organizacje mogą stworzyć system, który będzie skutecznie chronił sygnalistów i przyczyniał się do budowania etycznej i transparentnej kultury organizacyjnej.