Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów wprowadza tzw. standard minimum – czyli wspólne minimalne wymogi oraz wskazuje, że ich niedotrzymanie będzie podlegać sankcjom ustalanym indywidualnie przez kraje członkowskie UE. Minimalny standard obejmuje  

• Poufne kanały przyjmowania zgłoszeń 
• 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia  
• Bezstronna osobę lub jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za podejmowanie działań następczych  
• Zachowanie należytej staranności przy podejmowaniu działań następczych 
• max. 3 miesiące na przekazanie informacji zwrotnych o podjętych działaniach następczych, 
• przejrzyste i łatwo dostępne informacje na temat warunków i procedur dokonywania zgłoszeń zewnętrznych. 

Wprowadzenie kanałów zgłaszania oraz mechanizmów chroniących sygnalistów, a także spójnego procesu obsługi zgłoszeń i komunikacji, będzie obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw (zatrudniających co najmniej 250 pracowników) już od 17 grudnia 2021 roku. 

Jakie wewnętrzne kanały zgłoszeń mogę wdrożyć w mojej firmie? 

Dyrektywa UE o ochronie praw sygnalistów wymaga, aby: 

• organizacje umożliwiły sygnalistom dokonywanie zgłoszeń poprzez kanały zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu. 
• projektowane kanały zgłaszania nieprawidłowości umożliwiały sygnalistom dokonywanie zgłoszeń na piśmie, przekazywanie zgłoszeń drogą pocztową, za pośrednictwem fizycznych skrzynek na skargi lub na platform internetowych lub intranetowych, bądź dokonywanie zgłoszeń ustnie, za pośrednictwem gorącej linii lub innego systemu komunikacji głosowej. 

W tworzeniu systemu zgłaszanie nieprawidłowości istnieje możliwość wyboru kilku kanałów zgłaszania nieprawidłowości np.; 

• osobiste powiadomienia osoby wewnątrz organizacji 
• osobiste powiadomienia upoważnionego podmiotu trzeciego 
• platformy internetowe, aplikacje 
• wiadomości e-mail 
• telefon – zgłoszenia ustne osobie fizycznej po drugiej stronie słuchawki 
• telefon – zgłoszenia ustne z wykorzystaniem nagrywania 
• telefon – z wykorzystaniem wiadomości SMS 
• fizyczna skrzynka na skargi 
• czat 

To firma decyduje o tym jaki/jakie kanały uruchomi. Najważniejsze, aby kanał był skuteczny i zapewnił  

wszystkim sygnalistom możliwość zgłoszenia nieprawidłowości. Oznacza to, że w pewnych przypadkach należy uruchomić kanały zgłaszania nieprawidłowości pisemne, ustne i osobiste, ale co najważniejsze kanały te musza zapewniać poufność danych sygnalisty. 

Na co zwrócić uwagę przy projektowaniu kanałów  

Przy projektowaniu wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości warto zwrócić uwagę na to, iż wybór kanału może wpływać na chęć zgłaszania naruszeń. Niektóre rozwiązania będą zwiększać zaufanie sygnalistów (anonimowy dostęp on-line), a niektóre mogą wywoływać u nich niepokój (wątpliwości w zakresie zachowania poufności danych, lub zapewnienia anonimowości). 

Kto będzie mógł korzystać z utworzonych kanałów zgłaszania nieprawidłowości? 

Od 17 grudnia 2021 roku w firmach objętych nowymi przepisami naruszenia i nieprawidłowości będą mogli zgłaszać: 

• pracownicy (w tym dopiero rekrutowani oraz już niezatrudnieni w przedsiębiorstwie), 

• współpracownicy (również w ramach działalności gospodarczych), 
• akcjonariusze, 
• wspólnicy, 
• członkowie organów, 
• wolontariusze, 
• stażyści (również nieotrzymujący wynagrodzenia), 
• pracownicy wykonawców, podwykonawców i dostawców przedsiębiorcy zobowiązanego. 

Stworzony przez firmę kanał ma być niezależny i autonomiczny, a więc powinien być zaprojektowany oraz obsługiwany w sposób zapewniający kompletność, integralność i poufność informacji. Musi być także zabezpieczony przed dostępem przez nieupoważnione osoby.