Skuteczny system zgłaszania naruszeń to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim narzędzie do budowania transparentnej i etycznej kultury organizacyjnej. Aby taki system spełniał swoje zadanie, musi składać się z kilku kluczowych elementów, które zapewnią sygnalistom poczucie bezpieczeństwa i zachęcą ich do zgłaszania nieprawidłowości.

1. Wielokanałowość i dostępność:

• Różnorodność kanałów: Oferuj pracownikom różne sposoby zgłaszania naruszeń, takie jak formularz online, infolinia, skrzynka e-mail czy osobiste spotkania. Umożliwi to wybór najwygodniejszej dla nich formy i zwiększy szansę na zgłoszenie.
• Dostępność dla wszystkich: Upewnij się, że kanały zgłoszeń są dostępne dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich stanowiska, miejsca pracy czy formy zatrudnienia.
• Język: Jeśli zatrudniasz pracowników obcojęzycznych, rozważ udostępnienie kanałów zgłoszeń w różnych językach.
• Poufność i bezpieczeństwo:

• Anonimowość: Zapewnij możliwość zgłaszania naruszeń anonimowo, aby chronić sygnalistów przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.
• Ochrona danych osobowych: Stosuj najwyższe standardy ochrony danych osobowych, aby zapewnić sygnalistom pełną poufność.
• Szyfrowanie danych: Zabezpiecz kanały zgłoszeń przed nieuprawnionym dostępem, np. poprzez szyfrowanie danych przesyłanych drogą elektroniczną.
• Bezpieczne przechowywanie: Przechowuj dane związane ze zgłoszeniami w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami RODO, ograniczając dostęp do nich tylko do upoważnionych osób.
• Jasne procedury i transparentność:

• Instrukcje: Stwórz jasne i zrozumiałe instrukcje dotyczące korzystania z kanałów zgłoszeń oraz procedury rozpatrywania zgłoszeń.
• Informacja zwrotna: Zapewnij sygnalistom informację zwrotną o podjętych działaniach następczych w określonym terminie.
• Transparentność: Informuj pracowników o wynikach postępowań wyjaśniających,oczywiście z poszanowaniem zasad poufności i ochrony danych osobowych.
• Niezależność i bezstronność:

• Wyznaczenie osoby/jednostki: Wyznacz osobę lub jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń, która będzie niezależna od osób potencjalnie zaangażowanych w naruszenie.
• Szkolenia: Zapewnij odpowiednie szkolenia osobom odpowiedzialnym za obsługę zgłoszeń, aby mogły one rzetelnie i obiektywnie ocenić każde zgłoszenie oraz udzielić sygnaliście odpowiedniego wsparcia.
• Promocja i edukacja:

• Komunikacja wewnętrzna: Regularnie informuj pracowników o dostępnych kanałach zgłoszeń, podkreślając ich anonimowość, poufność i bezpieczeństwo.
• Szkolenia: Organizuj szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej na temat procedur zgłaszania naruszeń, praw i obowiązków sygnalistów oraz konsekwencji działań odwetowych.
• Materiały informacyjne: Udostępniaj pracownikom materiały informacyjne (np.broszury, plakaty, newslettery) na temat systemu zgłaszania naruszeń.

Podsumowanie:

Skuteczny system zgłaszania naruszeń to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim narzędzie do budowania kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu, transparentności i odpowiedzialności. Dbając o te wartości, firma może zyskać lojalność pracowników, zwiększyć swoją reputację i skutecznie chronić się przed ryzykiem nadużyć.