System zgłaszania nieprawidłowości (ang. whistleblowing) to rodzaj sygnalizowania / informowania o nieprawidłowościach w miejscu pracy w imię wyższego dobra (dobra publicznego). Whistleblowing polega na ujawnianiu nieprawidłowości, działań nielegalnych, nieuczciwych lub zakazanych, do których dochodzi w miejscu pracy. Niezbędnym kryterium do tego, by system działał skutecznie jest to, by sygnalista działał w dobrej wierze, czyli w oparciu o fakty i inne obiektywne motywacje, w przeciwieństwie do względów osobistych (np. poczucie niesprawiedliwości, chęć odwetu, czy partykularne interesy jednostki). 

Jak powinien według ustawy wyglądać system zgłaszania naruszeń? 

Dyrektywa przewiduje trzy ścieżki  zgłoszeniowe, z których skorzystać mogą sygnaliści: 

• wewnętrzne kanały zgłoszeniowe w ramach struktur wewnętrznych danej organizacji sektora prywatnego lub publicznego; 
• zewnętrzne kanały zgłoszeniowe w ramach wyznaczonych w tym celu organów administracji publicznej; 
• ujawnienie publiczne poprzez podanie informacji o naruszeniach do publicznej wiadomości. 

Dyrektywa faworyzuje wprawdzie korzystanie z kanałów wewnętrznych przed sięgnięciem po dalej posunięte metody ujawniania nieprawidłowości, jednakże ostateczna decyzja o doborze kanału zgłoszeniowego należeć będzie do sygnalisty. To na przedsiębiorcach spocznie zatem ciężar kształtowania procedur wewnętrznych i kultury korporacyjnej w sposób zachęcający sygnalistów do wewnętrznego raportowania nieprawidłowości tak, aby ograniczyć ryzyka prawne i reputacyjne związane z udostępnieniem wrażliwych informacji organom publicznym lub mediom. 

Jakie są elementy skutecznego systemy zgłaszania?

• Zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości  
• Zgłaszanie dobrych praktyk 
• System nie tylko dla pracowników 
• Weryfikacja zgłoszeń 
• Procedura postepowania ze zgłoszeniami 
• Kilka kanałów zgłaszania  
• Działania następcze  

Czy dedykowany system online do zgłaszania nieprawidłowości to najlepszy wybór? 

Niewątpliwie systemy online do zgłaszania nieprawidłowości są obecnie uważane za najlepszy wybór z uwagi na bezpieczeństwo i zapewnienie anonimowości. Natomiast warto zwrócić szczególną uwagę przy wyborze takiego systemu i sposobu zabezpieczania danych sygnalisty. W sieci Internetowej istnieje wiele rozwiązań, które tak naprawę nie spełniają kryteriów bezpieczeństwa i poufności. 

Bariery w przed zgłaszaniem naruszeń: 

• Bierna postawa 
• Brak wiary w zmiany 
• Obawa przez represjami 

Przeszkody i obawy przy zgłaszaniu 

• Komunikacja – Jak zgłosić 
• Weryfikacja - Kto przeczyta 
• Informacje zwrotna – Czy informacje były przydatne  
• Ochrona – Jakie mam bezpieczeństwa