Obowiązki pracodawców w zakresie zgłaszania nieprawidłowości: Kluczowe elementy procedury

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców szereg obowiązków związanych z zapewnieniem możliwości zgłaszania nieprawidłowości oraz ochroną osób, które takie zgłoszenia dokonują. Wdrożenie skutecznych procedur jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami oraz budowania kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i transparentności.

Informacja zwrotna i działania następcze:

Pracodawca ma obowiązek poinformować sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia oraz o sposobie jego rozpoznania lub dalszym procedowaniu. W przypadku stwierdzenia naruszeń, przedsiębiorca musi podjąć odpowiednie działania następcze, takie jak przekazanie sprawy organom państwowym lub wszczęcie postępowania dyscyplinarnego. Dodatkowo, pracodawca musi prowadzić rejestr zgłoszeń i przechowywać je przez określony czas.

Szeroki katalog uprawnionych do zgłoszeń:

Możliwość zgłaszania nieprawidłowości przysługuje szerokiemu gronu osób, zarówno pracownikom, jak i podmiotom zewnętrznym, takim jak kontrahenci czy byli pracownicy. To może zwiększyć liczbę zgłoszeń, a nawet prowadzić do nadużyć. Dlatego kluczowe jest odpowiednie skonstruowanie procedur, aby zapobiec nieuczciwemu korzystaniu z nich.

Elementy skutecznej procedury zgłaszania naruszeń:

Procedura dotycząca zgłoszeń powinna być kompleksowa i zawierać następujące elementy:

• Cel i zakres stosowania: Określenie celu procedury oraz zakresu podmiotów i naruszeń, których dotyczy.
• Definicje: Wyjaśnienie kluczowych pojęć, takich jak "sygnalista", "naruszenie" czy "działania odwetowe".
• Podstawa prawna: Wskazanie podstawy prawnej procedury, czyli ustawy o ochronie sygnalistów.
• Zasady ochrony sygnalistów: Gwarancje anonimowości, poufności oraz ochrony przed działaniami odwetowymi.
• Kanały zgłaszania: Opis dostępnych kanałów zgłoszeń (pisemne, ustne,osobiste, elektroniczne).
• Zakres zgłaszanych informacji: Określenie rodzaju informacji, które mogą być zgłaszane.
• Zasady poufności i anonimowości: Szczegółowe zasady dotyczące ochrony danych osobowych sygnalistów.
• Opis procesu zgłaszania: Opis krok po kroku, jak przebiega proces zgłoszenia i jego rozpatrywania.
• Role i zadania: Określenie ról i zadań osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń.
• Odpowiedzialność, uprawnienia i zadania: Wyjaśnienie odpowiedzialności,uprawnień i zadań osób zaangażowanych w proces zgłaszania.
• Dokumentowanie: Zasady dokumentowania zgłoszeń i podejmowanych działań.
• Komunikacja z kierownictwem: Zasady przekazywania informacji o zgłoszeniach do najwyższego kierownictwa.
• Ochrona danych: Zasady ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniami.
• Działania następcze: Opis działań podejmowanych po otrzymaniu zgłoszenia.
• Obowiązki pracowników: Informacja o obowiązku zgłaszania naruszeń i zapoznania się z procedurą.
• Zasady odpowiedzialności: Informacja o konsekwencjach składania fałszywych zgłoszeń.
• Wzory formularzy: Udostępnienie wzorów formularzy zgłoszeń.

Podsumowanie:

Wdrożenie skutecznej procedury zgłaszania nieprawidłowości to złożony proces, który wymaga uwzględnienia wielu aspektów. Jednakże, dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i zaangażowaniu, organizacje mogą stworzyć system, który będzie skutecznie chronił sygnalistów, zapewniał poufność zgłoszeń i umożliwiał szybkie reagowanie na nieprawidłowości.