Najważniejsze obowiązki pracodawców wynikające z dyrektywy o ochronie sygnalistów

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, potocznie zwana dyrektywą o ochronie sygnalistów, nakłada na pracodawców szereg obowiązków mających na celu zapewnienie skutecznej ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa. Oto najważniejsze z nich:

1. Utworzenie wewnętrznego kanału zgłoszeń: Pracodawca musi stworzyć wewnętrzny kanał, który umożliwi pracownikom zgłaszanie naruszeń w sposób poufny i bezpieczny. Kanał ten powinien być dostępny dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich stanowiska czy formy zatrudnienia.
2. Opracowanie procedur zgłaszania i podejmowania działań następczych: Pracodawca musi opracować jasne i przejrzyste procedury dotyczące zgłaszania naruszeń oraz podejmowania działań następczych. Procedury te powinny obejmować m.in.:
   • Sposoby zgłaszania: Dyrektywa przewiduje możliwość zgłoszeń pisemnych (np. poprzez formularz online, e-mail, skrzynkę na skargi) oraz ustnych (telefonicznie, przez inne systemy komunikacji głosowej lub na spotkaniu).
   • Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia: Pracodawca ma obowiązek potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania.
   • Wyznaczenie osoby/wydziału odpowiedzialnego: Pracodawca musi wyznaczyć bezstronną osobę lub wydział, który będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, ich weryfikację oraz podejmowanie działań następczych.
   • Działania następcze: Wyznaczona osoba/wydział musi podjąć działania następcze po otrzymaniu zgłoszenia, np. przeprowadzić dochodzenie wewnętrzne, poinformować odpowiednie organy lub podjąć inne kroki w celu zaradzenia naruszeniu.
   • Informacja zwrotna: Pracodawca musi przekazać sygnaliście informację zwrotną na temat podjętych działań następczych w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż 3 miesiące.
3. Zapewnienie poufności: Pracodawca musi zapewnić poufność tożsamości sygnalisty i osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu. Dostęp do danych osobowych sygnalisty powinni mieć tylko upoważnieni pracownicy.
4. Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi: Pracodawca ma obowiązek chronić sygnalistów przed wszelkimi działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia, zmiana warunków pracy czy mobbing.
5. Prowadzenie rejestru zgłoszeń: Pracodawca musi prowadzić rejestr zgłoszeń, w którym odnotowuje się m.in. datę zgłoszenia, jego przedmiot, dane sygnalisty (jeśli zostały podane) oraz informacje o podjętych działaniach następczych.

Podsumowanie:

Dyrektywa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców szereg obowiązków, które mają na celu zapewnienie skutecznej ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa. Wdrożenie tych obowiązków wymaga od pracodawców odpowiedniego przygotowania, w tym stworzenia odpowiednich procedur, zapewnienia poufności i ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi.