W każdej, nawet najlepiej zorganizowanej i zarządzanej organizacji może dojść́ do nieprawidłowości. Mają one rożny charakter i konsekwencje. Niektóre utrudniają̨ prowadzenie działalności operacyjnej. Ich wyeliminowanie może poprawić́ sposób działania i wyniki organizacji. Inne mogą̨narażać́ organizację i jej menedżerów na ryzyko odpowiedzialności prawnej lub naruszenie reputacji.

Procedura zgłaszania nieprawidłowości to nie tylko procedura i kanał komunikacji. To stworzenie całego szeregu rozwiązań́ organizacyjnych i proceduralnych, które:

• będą̨ promować kulturę̨ raportowania nieprawidłowości,
• stworzą̨ techniczne możliwości zgłaszania nieprawidłowości w sposób zapewniający poufność́,
• stworzą mechanizmy weryfikacji zgłoszeń́ oraz – w razie potrzeby – ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

Jak powinien wyglądać́ system zgłaszania nieprawidłowości? Aby umożliwić sygnalistom skuteczne zgłaszanie nieprawidłowości, trzeba stworzyć́ odpowiedni system przewidujący procedurę̨ postepowania zarówno dla zgłaszającego nieprawidłowość́, jak i dla osób weryfikujących to zgłoszenie.

System zgłaszania nieprawidłowości musi:

• Jasne ramy prawne
• Alternatywne kanały zgłaszania 
• Dostęp do informacji o sposobie zgłoszeń
• Dostęp od bezstronnych porad
• Gwarancja poufności
• Ochrona – realna ochrona
• Ochrona odpowiedzialności
• Docenienie sygnalisty
• Przyjmowanie anonimowych zgłoszeń
• Zawierać procedury dotyczące zgłoszenia naruszenia

Niezależnie od sposobu dokonywania zgłoszeń́ (mailowo, telefonicznie, osobiście, przez specjalną platformę̨ itp.) wybrany system musi zapewniać poufność i bezpieczeństwo zarówno przekazywanych informacji, jak i samego sygnalisty, a także uniemożliwiać dostęp do informacji osobom nieupoważnionym.

Zgłoszenia muszą być́ także odnotowywane w rejestrze (za pomocą̨ nagrania, transkrypcji, protokołu spotkania, w formie elektronicznej itp.), tak aby można je było przechowywać́ i potwierdzić́ ich zaistnienie.

Elementy decydujące o skuteczności systemu 

• Bezpieczny kanał zgłaszania
• Faktyczna ochrona sygnalistów
• Rzetelne zarządzanie zgłoszeniami 
• Zaangażowanie i świadome kierownictwo
• Zaangażowani i świadomi pracownicy
• Zaangażowani i świadomi pracownicy 

System jako integralna część kultury